Alles wat je moet weten voordat je een design sprint start.

Wanneer moet je een design sprint inzetten? — en wanneer niet.

DoorRyco Wolbers op05 juni 2017

Leestijd5 minuten

Design sprints; het lijkt wel alsof iedere organisatie opeens aan het sprinten is. Niet alleen hippe startups in Silicon Valley, ook organisaties als KLM en de United Nations doen het. Zelfs een bibliotheek is er mee aan de slag gegaan. Sprints worden dus door iedereen gedaan en overal voor ingezet. Dat is ook niet gek; je bedenkt, bouwt en test een oplossing in één week tijd. Veel efficiënter kun je niet zijn. Wanneer deze oplossing dan ook nog eens aanslaat kan je ROI enorm zijn. Kom je er toch achter dat je klanten het niks vinden? Dan kan het je alsnog maanden aan ontwikkelingstijd — en waarschijnlijk een klein fortuin— besparen.

Het is dan ook niet meer dan logisch als je er aan zit te denken om zelf ook een sprint in te zetten. Als ze echt zo krachtig zijn wil je natuurlijk niet achterblijven, maar is een design sprint wel geschikt voor de uitdaging waar je organisatie of team aan werkt? Gaat het je echt verder helpen? Of kun je de tijd beter anders besteden?

Ik zal je niet vertellen hoe je een sprint moet doen, maar ga je helpen beslissen of je er een moet doen.

Geen kleine investering

Je denkt misschien, een sprint duurt slechts 5 dagen, waarom zou ik het niet gewoon proberen. En ja de korte tijdsduur is een belangrijke reden waarom sprints zo waardevol kunnen zijn, maar er zit ook een keerzijde aan. Een sprint is namelijk ook enorm intensief. Ze vragen om veel energie en focus, en dat wil je wel op de beste mogelijk manier toepassen. Met een team van 5 tot 7 man kost een sprint je daarbij toch snel ergens tussen de 200 en 300 uur (inclusief voorbereidingstijd). Wanneer je dit op de juiste uitdaging toepast is dit een van de betere investeringen die je kan doen, maar toegepast op het verkeerde probleem is dit een enorme verspilling van tijd en energie. Om nog maar niet te spreken over hoe frustrerend en demotiverend dit zal zijn.

Deze investering is direct verbonden aan de belangrijkste check of een sprint iets voor jouw project is. Een heel team zal een week lang zijn tijd vrij maken om aan een uitdaging werken. Dit moet dan ook de belangrijkste, de grootste uitdaging zijn waar dit team aan kan werken. Verspil de energie en focus van je team niet aan het boeken van een beetje vooruitgang, maar sla een grote slag.

Vooral een uitdaging waar een multidisciplinair team voor nodig is, is erg geschikt; dit is je kans om al die geweldige mensen een week lang bij elkaar in één ruimte te krijgen.

Wanneer je wel een sprint in moet zetten

Werk je aan de belangrijkste uitdaging van je organisatie of team? Dan kan een sprint je in de volgende situaties helpen:

Je weet niet waar je moet beginnen
Sta je voor een enorme uitdaging en gaat het zoeken naar de oplossing veel tijd, geld en moeite kosten? Dan kun je een sprint zien als springplank voor de rest van het project. Het zal je niet de echte oplossing geven, maar zal je helpen bij het bepalen van de juiste koers. Door de uitdaging en mogelijke richtingen te verkennen, kun je identificeren waar jij je focus moet plaatsen. Zo maak je een enorme sprong voordat je echt van start gaat.

Je hebt te weinig tijd
Komt de deadline steeds sneller dichterbij en zijn er kritieke vragen die nog onbeantwoord zijn, of heb je snel nieuwe ideeën nodig? Een sprint zal je helpen om antwoorden te vinden en oplossingen te bedenken in een week tijd. Vervolgens kan je team met nieuwe energie en focus naar de deadline werken.

Je zit vast
Soms kan het moeilijk zijn om te bepalen waar een project moet beginnen, maar ook halverwege kan je vast komen te zitten; het team verliest momentum en het project dreigt te falen. In deze situatie kan een sprint je helpen door op een nieuwe manier naar de uitdaging en situatie te kijken. Een ander perspectief helpt bij het zien van mogelijkheden en zal het project nieuwe energie geven.

Wanneer je niet een sprint moet inzetten

Sprints zijn dus erg flexibel inzetbaar, maar het is geen wondermiddel. In de volgende gevallen is het beter om je tijd op een andere manier te besteden:

Wanneer de scope te breed is
Sommige uitdagingen zijn simpelweg te groot om in een week echt verder mee te komen. Het mag dan een goed middel zijn om focus aan te brengen, maar enige richting aan het begin van de week is wel gewenst. Wanneer je probeert om in een week tijd de oplossing voor wereldvrede te vinden, zal een sprint je niet heel veel verder brengen.

Wanneer de scope te smal is
De uitdaging kan ook te klein zijn. Ben je op zoek naar een kleine verbetering? Dan is het misschien een beter plan om de ideeën die er zijn gewoon te testen. Een sprint zal je alleen maar tegenhouden en overbodig veel tijd van het team opslokken.

Wanneer er nog veel onderzoek gedaan moet worden
Op de eerste dag van de sprint zal het gehele team zijn bestaande kennis rondom de uitdaging, concurrenten, gebruikers, bestaande data, etc. delen. Als dit een probleem lijkt te worden en er bijvoorbeeld nog niet genoeg bekend is over de doelgroep, dan is het verstandig om eerst wat tijd aan onderzoek te besteden.

Wanneer je niet de juiste mensen bij elkaar kan krijgen
Voor een sprint is een divers team nodig; denk aan een persoon met de autoriteit om beslissingen te maken binnen je organisatie (de Beslisser), een facilitator, degene die het product of de dienst moet bouwen/ontwerpen, iemand van financiën en iemand met een goed inzicht in de klant. Dit zijn slechts een aantal voorbeelden, maar lukt het je niet om een goed team te verzamelen, begin dan niet aan een sprint. Vooral wanneer je geen commitment van de Beslisser kan krijgen, is dit een goede indicatie dat je niet aan de belangrijkste uitdaging werkt. Dit is het teken om nog eens in gesprek te gaan over welke uitdaging wel aangepakt moet worden.

Vind antwoorden op je belangrijkste vragen

Of een sprint iets voor jouw team of organisatie is heeft dus niets te maken met de sector of industrie waarin je werkt, of je een kleine of grote organisatie bent, je een product of dienst levert, of dat je aan digitale of fysieke oplossingen werkt. Het belangrijkste resultaat dat een sprint je oplevert zijn namelijk antwoorden. Daarom staat de vraag waaraan je werkt centraal. — Dus staan jij en je team voor een enorme uitdaging? Weet je niet waar je moet beginnen, zit je vast, of begint de tijd op te raken? Dan is er een grote kans dat een sprint je de antwoorden geeft die je nodig hebt.

 — Ryco Wolbers, van Op Scherp

Nog steeds niet zeker of een sprint jou verder kan helpen? Ik kijk graag met je mee. Je kan mij bereiken via ryco@opscherp.com