Hoe voorkom je miscommunicatie en onbegrip?

Vermijden van vermoeiende communicatie binnen organisaties.

DoorThomas Drenth op06 november 2017

Leestijd4 minuten

We herkennen allemaal de moeizame (en vermoeiende) manier van communiceren die we af en toe ervaren op ons werk en binnen onze organisaties; verzanden in discussie, je niet begrepen voelen, en langs elkaar heen praten. Veel van deze subtiele problemen in de communicatie hebben (voornamelijk) te maken met onbegrip en miscommunicatie — en zijn snel opgelost door goed te luisteren, geduld, en focus.

Wat bedoel ik daar mee? Waar gaat het fout?

• Responsieve emotie. Bij communiceren op de werkvloer is het niet “alleen maar” zakelijk, er komt ook veel emotie bij kijken. Iemand geeft kritiek op je favoriete idee, een opmerking wordt persoonlijk opgevat, iemand wordt ontslagen — dit gaat allemaal samen met emoties die een reactie willen uitlokken. Hierbij raakt vaak het doel van de communicatie al verloren en let men niet meer op de manier waarop gecommuniceerd wordt. Wat uiteindelijk uitloopt in een geëmotioneerde discussie die rond en rond en rond gaat vol loze argumenten om terug te steken, gelijk te krijgen, of om zeker te zijn dat je morgen nog een baan hebt.
• WIJ/ZIJ-syndroom. Als kuddedier voelen we ons vertrouwd bij alles dat we kennen en iedereen die op ons lijkt. We zijn bang voor verschil. Dit maakt dat we alles en iedereen in een hokje plaatsen. Ben je het niet met mij eens? Dan ben je dus tegen mij. Het continu (onbewust) bezig zijn met of iemand wel of niet aan jouw kant staat, zit de communicatie uiteraard gigantisch in de weg. We gaan nooit fatsoenlijk en open kunnen communiceren (of samenwerken) als we elkaar als tegenstander zien, want dan hebben we namelijk ook geen begrip meer voor de ander.
• Niet luisteren. De definitie van communiceren is zenden en ontvangen. Zenden EN ontvangen. Iets wat nog wel eens wordt vergeten. Vaak zijn we alleen maar bezig met zenden; onze problemen, ideeën, of feedback op tafel krijgen. — Vaak ook goed bedoeld hoor, maar hierdoor vergeten we te ontvangen (lees: luisteren). Door niet te luisteren tijdens het communiceren vindt er technisch gezien niet eens communicatie plaats. Hier komt de meeste onbegrip vandaan. Zo zul je nooit begrijpen wat iemand bedoeld, hoe diegene over dingen denkt, en tot een gezamenlijke afspraak of conclusie komen.

“Spreken kan goud zijn, maar pas na het verzilveren van begrip.” — Remco Claassen

Het is niet zo moeilijk. Een beetje begrip doet wonderen. Misschien heb je ooit gehoord van multiperspectiviteit? Multiperspectiviteit leert ons dat iedereen zijn eigen waarheid heeft, en dus iedereen (op zijn eigen manier) gelijk heeft. — Ik schreef hier eerder een artikel over.— Om dus door moeizame communicatie heen te breken moet er dus meer gebeuren dan de ander vertellen dat jij gelijk hebt.

• Luister. Ten eerste; luister naar wat de ander te zeggen heeft. Probeer te ontdekken waar zijn of haar overtuiging vandaan komt, welke redenering er achter zit, en hoe hij of zij zich daarbij voelt. Probeer je ook voor te stellen hoe het zou zijn om in zijn of haar schoenen te staan. Kortom; leef je in en probeer het te begrijpen in plaats van je er tegen te verzetten of het de kop in te drukken. Een goede truc hiervoor is om iemand jouw overtuiging aan jezelf te laten uitleggen (en andersom). Zo kom je er achter hoe iemand anders denkt dat jij bedoeld. Vaak kom je er dan snel al achter dat het allemaal een kwestie van miscommunicatie of onbegrip is.
• Focus op gewenst resultaat. Ten tweede; Focus op wat je samen probeert te bereiken. Helpt deze discussie hier aan mee? Denk hierbij vooral aan de lange termijn. Op de korte termijn voelt het vaak goed om je punt te maken, maar op de lange termijn krijg je niks gedaan als je begint met een conflict. — Resultaat van dit gesprek kan zijn dat je simpelweg niet hetzelfde doel hebt, ook goed, maar dan mag je jezelf afvragen of het verstandig is om te blijven samenwerken.
• Compromis. Als laatste; Vraag je af waar je het wel met elkaar over eens kan zijn en hoe dit meehelpt aan je doel. Ga op zoek naar die middenweg. Niet omdat er iets mis is met een discussie of conflict, maar omdat je wil voorkomen dat je er te lang in blijft hangen zonder vruchtbaar resultaat. Wanneer het overtuiging versus overtuiging is kom je nooit verder tenzij iemand zijn trots opzij zet of er verder wordt gekeken. Je wil je dus vooral richten op waar je het wel over eens kan worden/zijn.

Om het even samen te vatten; moeizame communicatie is een kwestie van onbegrip en miscommunicatie. Je hebt er zelf het meeste invloed op. Laat je emoties niet de overhand nemen, onthoud dat er geen WIJ/ZIJ is binnen een organisatie maar alleen WIJ, en communiceren zonder luisteren is helemaal geen communiceren, dat is loos dingen roepen. In plaats daarvan; luister eerst. Probeer begrip op te bouwen voor de ander en zijn overtuiging/waarheid. Focus op het gewenste resultaat in het gesprek of als organisatie. En probeer te sturen op een compromis. Discussie is gezond, maar alleen als het ergens toe doet.

 — Thomas Drenth, van Op Scherp

Wat je af en toe ook gewoon nodig hebt om uit een lastige communicatieve situatie te komen is een buitenstaander of facilitator die objectief naar de feiten kan kijken. Vraag hiervoor eventueel iemand uit de eigen organisatie die buiten het project staat, of stuur mij even een bericht via thomas@opscherp.com