Wat ik heb geleerd als locatiemanager bij Startup Weekend.

Teams 54 uur lang comfortabel houden. Hoe doe je dat?

DoorBram van Houten op07 november 2018

Leestijd4 minuten

Startup Weekend; op een vrijdagavond pitchen zo’n 60 deelnemers een idee en 54 uur later, op zondagavond, zijn zo’n 10 van deze ideeën omgezet van hersenspinsel tot businessmodel. Het is een geweldige ervaring voor iedereen die onderneemt, net begonnen is met ondernemen, of de ambitie heeft om voor zichzelf te beginnen. Sinds een jaar ben ik betrokken bij de organisatie van Startup Weekend Groningen. Vanuit mijn drive om mensen altijd een fijne en comfortabele omgeving te bieden kwam de rol ‘Chef locatie’ al snel op mijn pad terecht. Sinds dit jaar valt ook de catering onder mijn hoede.

Geen idee wat Startup Weekend is of hoe het is om mee te doen? Dan moet je zeker eerst dit artikel lezen.

Het resultaat van intensieve weekenden zoals dit — een ander voorbeeld is een hackathon — is grotendeels afhankelijk van het gemak en comfort waarin de deelnemers worden voorzien. Hoe beter de faciliteiten voor elkaar zijn, hoe groter de kans op succes. De kennis die ik hierin heb opgedaan wil ik daarom graag delen, omdat ik denk dat dit van grote waarde kan zijn voor anderen die iets vergelijkbaars willen organiseren. Wil je dus weten hoe je het teams 54 uur lang comfortabel maakt, lees dan verder!

Een (fijne) plek om te werken

Bij Startup Weekend krijgt ieder team een eigen werkruimte toegewezen. Wanneer je met meerdere mensen — die je waarschijnlijk een uur geleden nog niet kende — voor een langere periode aan het werk moet in één ruimte, dan vraagt dit om comfort. Hier zijn de dingen om rekening mee te houden:

• Frisse lucht. Te weinig frisse lucht heeft een negatief effect op de concentratie.
• Focus. Teams krijgen een eigen ruimte met een reden: iedereen moet zich kunnen concentreren en in rust aan taken kunnen werken.
• Genoeg werkplaatsen. Elke deelnemer moet achter een (fatsoenlijk) bureau kunnen werken. Een heel weekend vanaf de grond of een bank werken ga je voelen in je rug en nek.
• Genoeg stopcontacten. Veel werk vindt plaats achter een laptop of op het internet. Een lege accu is hierbij echt een dooddoener.
• Creatieve werkruimte. Post-it’s, foto’s, tekeningen, en visualisaties moeten ergens kunnen hangen waar het hele team ze kan zien. Dit helpt enorm om het gezamenlijke gedachteproces zichtbaar te maken.
• Creatieve materialen. Alles moet aanwezig zijn om het bovenstaande gedachteproces vorm te geven. Pro-tip: probeer deze Neuland markers en deze sticky notes eens; de markers drukken niet door en ruiken niet. De sticky notes kun je meerdere malen verplaatsen zonder plakkracht te verliezen. Belangrijke eigenschappen voor markers en sticky notes.

Voldoende inspiratie

Uiteraard is het al zeer inspirerend om samen met een team van onbekenden aan een nieuw idee te werken. Je leert enorm veel van de kennis en ervaring die iedereen meebrengt. Maar, om teams net wat verder te brengen is het van belang dat ze tijdens het weekend ook veel inzicht en creativiteit van buiten ervaren. Daarom zorgen we tijdens een Startup Weekend ervoor dat teams regelmatig bezoek krijgen van coaches die de teams wijzen op de mogelijkheden en valkuilen. Ook zorgen we voor een bar en gezelligheid, verschillende tussentijdse activiteiten, en ruimte voor kruisbestuiving tussen deelnemers, vrijwilligers, en de organisatie. Uiteraard resulteert dit regelmatig in ‘gewoon bier drinken’, maar dit maakt de samenwerkingen niet minder bijzonder! Conclusie: zorg dat er ruimte is voor teams om zich te verbazen en kennis met elkaar uit te wisselen.

Tijd voor ontspanning

Zo’n weekend is intensief. En Startup Weekend Groningen staat er om bekend nog net verder te gaan. Men werkt door van ‘s ochtends vroeg tot in de late uurtjes. Moe ben je uiteindelijk toch, maar het is belangrijk om niet alleen maar gefocust bezig te zijn. Niet goed voor de effectiviteit en niet goed voor de sfeer. Daarom zorgen we ervoor dat er naast hard werken ook plek is voor hard ontspannen. Dit kun je doen in de vorm van hoekjes om te loungen, maar ook in de vorm van tussentijdse activiteiten die deelnemers even met iets anders bezighouden. — Een spontane karaokesessie is ons niet vreemd.

Hoge energie

Hoe zorg je dat wanneer er zo weinig wordt geslapen, er toch zoveel wordt gehackt, geprogrammeerd, en gebouwd zonder dat iedereen omvalt? Met heel erg veel extra energie: energie in de vorm van lekker, gezond eten en drinken (mag zeker niet ontbreken), maar ook in de vorm van uitdaging en enthousiasme. Zo hebben we altijd een facilitator die de plenaire gedeelten met veel energie aan elkaar weet te praten en het beste uit de deelnemers probeert te halen. Ook doen wij als organisatie ons uiterste best om tijdens het weekend de deelnemers mee te slepen in deze vibe.

Wil je meer weten of heb je vragen? Je kan mij altijd een bericht sturen via bram@opscherp.com. De volgende editie van Startup Weekend staat trouwens op je te wachten! Het is zeker een aanrader. Wat er gaat gebeuren, daar kan niemand wat over zeggen, maar dat we onze stinkende best gaan doen om er een geweldig weekend van te maken, dat is zeker!