Samenwerken vanuit totale duidelijkheid.

IDOARRT: een goed begin voor elke meeting.

DoorBram van Houten op04 mei 2018

Leestijd4 minuten

“Ik dacht dat we hier voor iets totaal anders zaten.”
“Wie heeft hier nou eigenlijk de leiding?”
“Hè, is de tijd nu al voorbij?”

Wat is er irritanter dan een meeting zonder duidelijke intentie en vooruitgang? Het voelt nutteloos. Je had best iets anders kunnen of willen doen — en nu kun je eerst wel wat frisse lucht gebruiken. Het is frustrerend en vervelend. Zowel voor degene met de leiding als het team. Gelukkig is er gemakkelijk wat aan te doen. Voor iedereen die effectievere meetings wil bijwonen of leiden, lees verder!

Wat gaat er fout? We verwachten dat één persoon de leiding neemt in een meeting en alle risicofactoren (lage energie, focus en afleiding, chit-chat, etc.) in de gaten houdt. En dat is zonde, want we zitten in een team van vele kwaliteiten. De oplossing ligt wat mij betreft in het verdelen van deze verantwoordelijkheid (Geen zorgen, er blijft één gespreksleider) over het hele team. Iedereen moet weten (en inspraak hebben in) waarom de meeting wordt gehouden en wat de verwachtingen zijn. Als je eerst zorgt dat iedereen op één lijn zit, dan hoeft er niet tussendoor nog gediscussieerd te worden, maar kan je lekker aan de slag!

IDOARRT is hier een goede oplossing voor. Een IDOARRT is een agenda die je samen maakt aan het begin van de meeting. De letters — die samen iets vormen wat klinkt als ‘I do art’, oftewel ‘Ik doe kunst’ in het Nederlands — hebben afzonderlijk de volgende betekenis:

I (Intention) = Waarom houden we deze sessie?
DO (Desired Outcomes) = Wat willen we tijdens deze sessie hebben bereikt?
A (Agenda) = Welke activiteiten gaan we uitvoeren?
R (Roles) = Welke rollen hebben we binnen het team?
R (Rules) = Welke regels hebben we voor deze sessie?
T (Time) = Hoe ziet het tijdschema er uit?

Neem vooraf aan elke sessie even een kwartier de tijd om deze vragen samen te beantwoorden. Door samen met je team deze vragen te beantwoorden benut je de volledige kennis van je team en laat je zien dat iedereen verantwoordelijk is voor de uitkomst van een meeting. Ik gebruik hier vaak een whiteboard voor zodat iedereen kan zien wat er samen is afgesproken; dit zorgt voor meer betrokkenheid. Als teamleider kan je ook van tevoren een IDOARRT voorbereiden en je teamleden om aanvulling vragen.

Voorbeeld van een IDOARRT

Omdat ik mij goed kan voorstellen dat de uitkomst van een IDOARRT misschien nog onduidelijk is, heb ik even een voorbeeld gemaakt. In dit voorbeeld gaat het om een meeting voor het inrichten van een nieuwe salesfunnel:

I = Een salesfunnel inrichten voor ons nieuwe businessmodel.
DO = Een eerste versie van de salesfunnel die onze klant helpt om door onze dienst te navigeren.
A = Klantreis definiëren op basis van vragen van klanten, creatief op zoek naar behulpzame oplossingen, convergeren, en als laatste verdelen van taken (o.a. uitwerken).
R = Bram leidt de sessie, Thomas let op de energie.
R = Kies voor creativiteit, blijf bij het onderwerp, geen telefoons.
T = 09:00 tot 09:30 — klantreis, 09:30 tot 10:30 — behulpzame oplossingen, 10:30 tot 11:00 — convergeren, 11:00 tot 11:30 — verdelen taken en plannen vervolg.

De intentie spreekt voor zich, dit is (in één zin) waarom de sessie wordt gehouden. Bij desired outcomes bepaal je op dezelfde manier wat je samen aan het eind wil hebben staan. Bij agenda noemen we de verschillende agendapunten of stappen. In het voorbeeld plannen we alleen de stap uitwerken, want dat hoeven we niet samen te doen. Bij rollen is het handig om even duidelijk te stellen wie de leiding heeft, maar wat wij vaak ook nog even doen is iemand op de energie laten letten. Natuurlijk zijn er meer rollen mogelijk, zoals een notulist. Schrijf bij regels vooral zaken op die je belangrijk vindt in de omgang met elkaar. Van creatief naar kritisch is een eitje, andersom niet. Daarom vraag ik het team altijd om eerst creatief te denken. (Daar schreef ik eerder al eens over.) Als je eenmaal kritisch bent ingestoken is het erg lastig om daar weer weg te komen. Verder willen we allemaal zo snel mogelijk verder, dus zijpaadjes en telefoons vermijden we. Ik probeer de tijd nooit te strak in te steken, dus heb ik de tijden wat ruimer opgeschreven. Door het team te vragen wat zij denken dat een goede inschatting is, zijn de indicaties vaak goed.

Stop vandaag nog met frustrerende en nutteloze meetings

Hopelijk geeft dit je een beeld van wat er komt kijken bij een IDOARRT. Zoals je ziet zijn de antwoorden op de vragen vaak vanzelfsprekend, maar doordat je alles samen met je team uiteenzet schep je enorm veel duidelijkheid. Meetings die worden gestart met een IDOARRT zijn effectiever, doeltreffender, leuker en sneller afgelopen. Wie wil dat nou niet?

Leid jij regelmatig een meeting, dan moet je hier echt eens mee beginnen. Woon je regelmatig een onduidelijke, ineffectieve meeting bij, dan moet je dit artikel misschien per ongeluk op iemand zijn bureau laten slingeren. Doe er je voordeel mee en bespaar jezelf een hoop tijd en frustratie.

 — Bram van Houten, van Op Scherp

Denk je een uitzondering te hebben gevonden waarbij een IDOARRT absoluut niet werkt? Dan hoor ik dat graag! App, bel, of SMS via 0621555966. Of stuur een e-mail naar bram@opscherp.com