Je weg vinden in onzekerheid.

Design Thinking: Hoe ga je om met het onbekende?

DoorRyco Wolbers op05 maart 2018

Leestijd5 minuten

Steeds meer teams gaan aan de slag met Design Thinking om te innoveren. Niet gek, want Design Thinking is zeer geschikt voor open en complexe vraagstukken. Vraagstukken waar we door een geglobaliseerde en exponentieel veranderende wereld steeds vaker mee te maken hebben. Vraagstukken waarbij de oplossing — en vaak zelfs het probleem — niet bij aanvang helder zijn. Dit wordt prachtig verbeeld in "The Design Squiggle" (zie afbeelding). Het is de fase in innovatie die vooraf gaat aan de daadwerkelijke ontwikkeling, waarin vrijwel alles nog onbekend is. Innovatie is namelijk geen rechttoe rechtaan proces. Je hebt te maken met allerlei onbekende factoren en je kunt geen stappenplan opstellen om deze problemen op te lossen. Dit vraagt dan ook om een andere manier van denken en werken.

The Design Squiggle

Design Thinking biedt de handvatten en vrijheid om dit soort vraagstukken te verkennen en tot uitkomsten te komen die echt anders zijn. Hoewel een groot deel van de kracht van Design Thinking voorkomt uit de vrijheid om te verkennen, is dit voor veel mensen geen natuurlijke situatie om zich in te bevinden. Deze zoektocht zal altijd onderdeel zijn van het proces (sterker nog, het is essentieel!), maar hoe kun je als team bewegen in het onbekende zonder te verdwalen?

Zo herken je dat het team aan het verdwalen is

Voordat ik je vertel hoe je verdwalen in het onbekende voorkomt, moet je kunnen signaleren of je team niet al verdwaald is. Er zijn twee duidelijk symptomen die aangeven dat je team mogelijk de weg even kwijt is.

Te veel vasthouden aan vaste stappen
Het is verleidelijk om Design Thinking te zien als een proces met vaste en herhaalbare stappen die je kunt volgen om elke keer tot een goed resultaat te komen. Logisch want het volgen van vaste stappen geeft houvast. En hoewel er “stappen” zijn binnen Design Thinking, (Namelijk: Definieer het probleem, ontwerp iets om het probleem of de oplossing te verkennen, en definieer opnieuw) de invulling die je hieraan geeft moet flexibel zijn. Wordt er dus teveel vastgehouden aan een standaard proces, dan is dit een goed teken dat het team zijn grip op het onbekende heeft verloren.

Vermoeidheid
Een andere goede indicatie zit aan de andere kant van het spectrum, namelijk wanneer het team niet meer weet wat de volgende stap is. Vaak wordt dit ook getekend door vermoeidheid; de uitdaging voelt te complex en het team ziet het niet meer zitten. De energie is laag en het is onduidelijk wat er moet worden gedaan om het project verder te brengen.

Zo voorkom je dat je verdwaalt

Okee, je hebt gesignaleerd dat het onbekende en de onzekerheid je team teveel zijn geworden. De symptomen zijn er. Wat doe je eraan? Probeer het volgende.

Benoem het onbekende
De eerste stap in het omgaan met het onbekende is het beseffen en benoemen. Als team en vooral als leider is het belangrijk om je ervan bewust te zijn dat dit een essentieel onderdeel van het proces is. Jezelf kwetsbaar opstellen speelt hier een belangrijk onderdeel in. Durf te uiten dat je niet alle antwoorden hebt. Dit begint bij het benoemen van alle onbekende factoren, de spanning, maar ook de angsten die het team heeft. Als je dit niet kunt bespreken, kan je er ook niet van leren, en kom je nooit vooruit.

Realiseer dat iedere cyclus anders is
Om de volgende stap te kunnen zetten is het belangrijk dat je weet waar je staat. Realiseer je dat iedere iteratie anders zal zijn dan de vorige. Er zijn geen vaste stappen die je kan volgen. De activiteiten en methodes moeten worden gekozen op basis van de vraag die het team op dat moment heeft. Een reflectiecyclus kan hier enorm bij helpen. Dit kan op vaste momenten plaatsvinden, maar verstandiger is om dit te doen wanneer het team belangrijke nieuwe inzichten heeft opgedaan. Bijvoorbeeld na gesprekken met de eindgebruiker of het testen van een prototype. Dat is namelijk het moment om de uitdaging waar je aan werkt te reframen en te bepalen welke vraag als volgende moet worden beantwoord — en hoe.

Dit kun je doen aan de hand van de volgende vragen:

• Wat is de uitdaging waar we aan werken?
• Welke activiteiten (sinds laatste reflectie) hebben we uitgevoerd en in welke volgorde?
• Wat hebben we geleerd en besloten?
• Werken we nog steeds aan de juiste uitdaging of moeten we van focus veranderen?
• Welke vraag moeten we als volgende beantwoorden? Hoe gaan we deze vraag beantwoorden?

Wanneer je de antwoorden op deze vragen iedere keer bewaard, creëer je een timeline. Een timeline die het team, maar vooral buitenstaanders, inzicht kan geven in de genomen beslissingen. Erg waardevol, omdat het proces van buitenaf moeilijk te begrijpen kan zijn.

Positieve focus
Wanneer het team vermoeid raakt is optimisme de beste remedie. Het team moet weer vertrouwen in zichzelf krijgen en weer geloven dat ze tot een oplossing kunnen komen. Vraag jezelf op zo’n moment af waar het team nu mee aan de slag kan, iets dat een positieve focus heeft. Wat is een kleine stap die kan worden gezet om het team het gevoel te geven dat ze iets hebben bereikt? Als het team het idee heeft dat ze weer een stap verder zijn, komen ze vaak snel weer op het goede pad.

Niet makkelijk, maar wel belangrijk

In het onbekende navigeren is niet makkelijk. Geen idee hebben wat het antwoord is kan al zorgen voor onzekerheid. Niet weten wat het probleem is, is nog moeilijker. Het onbekende accepteren en leren hoe je hierin kan navigeren is dan ook essentieel. Besef dat je het antwoord niet altijd hoeft te weten. Dit is enorm bevrijdend. Het biedt je de ruimte om te zoeken naar een oplossing die je nooit had kunnen bedenken. Zit je in deze zoektocht? Dan zit er maar één ding op: omarm het onbekende!

 — Ryco Wolbers, van Op Scherp

Iedereen verdwaalt wel eens en dan is het fijn als je iemand tegenkomt die de weg kent. Bij Op Scherp zijn we vaak verdwaalt, maar daardoor kunnen we ondertussen feilloos navigeren op onbekend terrein. Bevind jij je op onbekend terrein, neem dan vooral contact op via ryco@opscherp.com of 0642899770.