Het zit ‘m in de kleine dingen.

Checklist voor het organiseren van sessies (met gebruikers).

Door Thomas Drenth op 30 november 2018
Leestijd 6 minuten

Of je nou een brainstorm houdt met alleen je team, interviews doet met individuele gebruikers, of een hele groep klanten samenbrengt voor een sessie… het kiezen van de juiste methoden of tools is niet genoeg. De (misschien saaie) details en randvoorwaarden zijn net zo belangrijk. Het zijn de zaken die vrij weinig te maken hebben met de inhoud van je sessies, interviews, of evenementen, en meer met de algemene ervaring van de aanwezigen. De mate waarin je deze details voor elkaar hebt, bepaalt hoe zorgeloos de ervaring is. En hoe beter mensen in hun vel zitten tijdens een sessie, des te beter het resultaat. Daarnaast is een verzorgde ervaring goed voor het imago van je bedrijf.

Als je een (externe) facilitator hebt, dan zal hij of zij waarschijnlijk zorgen dat al deze details worden geregeld of uitbesteed. Heb je deze luxe niet, of heeft je facilitator je gevraagd om het één en ander te regelen, dan is hier een checklist met tips.

Locatie

Deze vergeet je niet snel, je kan immers niet zonder. Wat men nog wel eens vergeet is het effect van de locatie. Het maakt namelijk een groot verschil in de sfeer die je wil neerzetten of de energie die het uitstraalt. Een vergaderruimte straalt misschien professionaliteit uit, maar is ook erg serieus en weinig inspirerend. Een woonkamer-setting is goed voor de informele sfeer en creativiteit, maar past misschien niet bij het imago van je organisatie.

  • Kijk bij het kiezen van een locatie heel goed naar het doel van je sessie, je doelgroep, hoe je bent als organisatie, en vooral welke sfeer je op basis daarvan wil neerzetten.


Catering

Ook aan deze wordt vaak wel gedacht, in de vorm van een kopje koffie of thee met een plakje cake. Toch valt hier nog veel te winnen voor de ervaring die je biedt. Liefde gaat immers door de maag.

  • Als je een langere sessie organiseert, dan is het verstandig om voor iets meer te zorgen dan alleen een plak cake om de honger te stillen. Vooral als het tijdframe rond de gebruikelijke lunch- en dinertijden vallen. Zorg dan voor een goedverzorgde maaltijd.
  • Een etenspauze is vaak ook een goed moment waarop aanwezigen met elkaar kunnen verwerken wat ze zojuist allemaal hebben gehoord of besproken.
  • Denk erom: tegenwoordig is de kans groot dat je te maken hebt met mensen die geen dierlijke producten eten of andere dieetwensen hebben. Houd hier rekening mee en bied meerdere opties.


Communicatie

Ik kan niet vaak genoeg benadrukken hoe belangrijk communicatie is. Als het ergens fout gaat bij het organiseren van een bijeenkomst tussen mensen, dan is het wel miscommunicatie.

  • Of het nou om individuele interviews gaat of een groepssessie, zorg dat iedereen weet wat er gaat gebeuren, waar ze rekening mee moeten houden, en wanneer ze verwacht worden. Laat niks aan toeval over en zorg voor herhaling in de vorm van herinneringen. Je moet de juiste verwachtingen neerzetten en duidelijke instructies geven. Je zou eventueel vooraf een informatiepakket kunnen toesturen waarin alles zit wat ze nodig hebben. Zelfs dan blijft het verstandig om te controleren of mensen het hebben gelezen en begrepen.
  • Geschreven communicatie is trouwens niet altijd de beste manier. Persoonlijk contact zoals face-to-face of via de telefoon is vaak veel effectiever. Het kan ook gebeuren dat je te maken hebt met een doelgroep die niet of slecht kan lezen en schrijven, of geen gebruik maakt van digitale middelen. Je bent misschien geneigd om email te gebruiken, omdat dat nu eenmaal gebruikelijk is, maar kijk vooral hoe je boodschap het beste aankomt en sluit je medium hier op aan. Geschreven communicatie is daarentegen wel erg belangrijk voor bevestigingen, om iets zwart-op-wit te hebben, en om te kunnen bewaren!


Materiaal

Wij maken tijdens onze sessies veel gebruik van post-its, papier, stickers, en stiften. Dit doen we om het gedachteproces visueel en concreet te maken. Natuurlijk moeten al deze materialen dan wel aanwezig zijn en in voldoende mate zodat iedere deelnemer wat heeft. Dit is heel logisch, maar gaat vaker fout dan je denkt.

  • Zorg dat je van tevoren alle materialen hebt besteld of hebt gecontroleerd hoeveel je nog hebt liggen. Er op de dag zelf achter komen dat er iets ontbreekt zorgt voor onnodig veel stress door spoedinkopen. Maak een lijst met de spullen en de aantallen die je nodig hebt en zet deze op tijd klaar.
  • Als je vaker sessies organiseert zoals wij, dan is het misschien een idee om een vaste kit of toolbox te maken die je makkelijk mee kan nemen. Zo hebben wij een oude gereedschapskist gevuld met onze materialen. Deze hoeven we alleen af en toe bij te vullen en te controleren.
  • Voor de gehele ervaring is het (wederom) goed om te investeren in de juiste materialen en van een goede kwaliteit. Dit helpt tijdens de sessie (post-its die niet plakken zijn erg vervelend), maar draagt ook bij aan het gevoel dat je afgeeft tijdens de sessie.


Extra rollen

Je hoeft het niet allemaal alleen te doen! Een goede rolverdeling voegt enorm veel toe aan de effectiviteit en ervaring van je sessie. Dit betekent wel dat je deze mensen moet regelen en zorgen dat ze er op het juiste moment zijn. Extra rollen die ik er graag bij heb als facilitator zijn tafelhosts, een tweede facilitator, en een visueel notulist. Er zijn meerdere extra rollen te bedenken uiteraard.

  • Wanneer je de deelnemers aan het werk zet in groepen is het heel fijn om aan iedere tafel een ervaren gespreksleider te hebben die het gesprek op het doel gericht houdt. Zonder begeleiding dwaalt een tafel makkelijk af in discussie of enthousiasme.
  • Een tweede facilitator is fijn om te hebben als manusje-van-alles. Terwijl jij je druk maakt om het proces, de tijd, en de sfeer, kan deze persoon zorgen voor de materialen, de techniek, en andere zaken die de groep nodig heeft, zodat jij je kan focussen op de groep zelf.
  • Een visueel notulist is een tekenaar die tijdens de sessie het gesprek ‘opneemt’ op een groot vel papier in visuele vorm. Op deze manier gaat er niks verloren en kan iedereen direct zien wat er besproken is. Daarbij is dit een stuk aantrekkelijker om te lezen dan een dikke stapel met geschreven notulen.


Techniek

Met de techniek gaat er altijd wel iets fout, dus wees voorbereid. Wil je iets presenteren of vertonen d.m.v. een powerpoint? Check dan even met de locatie of er een beamer en scherm aanwezig zijn. Mocht je voor deze presentatie geluid nodig hebben (vanwege een video bijvoorbeeld), controleer dan ook of dit aanwezig is. Dit is vaak niet vanzelfsprekend. Hierbij is het ook slim om naar de aansluitingen te vragen en te bepalen welke laptop je mee gaat nemen. Het is heel vervelend om er op locatie achter te komen dat de aansluiting niet past. Zorg daarnaast dat je altijd te vroeg aanwezig bent, zodat je de techniek klaar kan zetten en eventuele problemen nog kan oplossen. Mijn ervaring is dat het vaker niet in één keer werkt dan wel.

  • Tip voor de sfeer en ervaring; zorg voor een beetje achtergrondmuziek als er momenten zijn in je sessie waar het anders te stil is. Computerboxjes zijn echter niet geweldig, dus mocht er niet een fatsoenlijke stereo aanwezig zijn, zorg dan voor een redelijke bluetooth-speaker. Deze produceren veel beter geluid dan er standaard uit laptops en PC’s komt.


Indeling groepen/ruimte

Iets anders dat je van tevoren kan (of moet) regelen is de indeling van groepen en/of de ruimte. Dit bespaart je een hoop gedoe. Gaan mensen in groepen aan de slag? Hoeveel groepen? En hoe zet je de tafels of stoelen neer? Ga je wel voor stoelen, of zijn sta-tafels toch beter? Allemaal keuzes die je het beste al vooraf kan maken.

  • Zorg bij het maken van de indeling of inrichting dat iedereen een plekje heeft en dat — als er in groepen wordt gewerkt — verschillende tafels geen last van elkaar hebben. Stoelen zijn nodig bij een langere sessie, maar sta-tafels dwingen mensen om een actievere houding aan te nemen.
  • Ook welke mensen in welke groep terecht komen zou je van tevoren kunnen bepalen voor efficiëntie of om mensen die elkaar al kennen uit elkaar te halen. Dit kun je bijvoorbeeld doen op basis van een gastenlijst en door iedereen een nummer te geven.


Zoals je ziet zijn deze details en randvoorwaarden niet alleen niet onbelangrijk, ze zijn misschien wel het belangrijkst. Je kunt nog zulke grote plannen, coole methoden, of mooie praatjes hebben — als alles eromheen niet klopt, of mensen niet lekker in hun vel zitten, dan krijg je nooit het resultaat waar je op hoopt. Maar, kun je mensen een goed gevoel geven, dan komen ze graag nog eens terug in het geval dat je een belangrijke vraag bent vergeten.

— Thomas Drenth, van Op Scherp



Ben ik iets vergeten? Laat het mij weten via thomas@opscherp.com, zodat ik het toe kan voegen. Dan vergeet hopelijk niemand het meer. Daarvoor is een checklist.

Houd ons in de gaten

Iedere eerste maandag van de maand een persoonlijke nieuwsbrief met artikelen over innovatie, design thinking, empathie, en creativiteit.